Приказ от 02.10.2012 г № 44
Об утверждении Административного регламента «Осуществление экспертизы ценности документов совместно с государственными, муниципальными архивами и собственниками или владельцами архивных документов»
В целях реализации мероприятий, связанных с проведением административной реформы, и совершенствования Предоставления государственной услуги по осуществлению экспертизы ценности документов в соответствии с частью 4 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" приказываю:
1.Утвердить Административный регламент предоставления государственной услуги "Осуществление экспертизы ценности документов совместно с государственными, муниципальными архивами и собственниками или владельцами архивных документов" в новой редакции.
2.Признать утратившим силу Приказ Департамента по делам архивов Забайкальского края "Об утверждении административного регламента Департамента по делам архивов Забайкальского края по предоставлению государственной услуги осуществления экспертизы ценности документов совместно с государственными, муниципальными архивами и собственниками или владельцами архивных документов" от 21.06.2012 N 30.
3.Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой.
4.Настоящий Приказ вступает в силу через десять дней со дня его официального опубликования.
Руководитель Департамента
А.Г.ГАУЧЕНОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ
ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ СОВМЕСТНО С
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ, МУНИЦИПАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ И
СОБСТВЕННИКАМИ ИЛИ ВЛАДЕЛЬЦАМИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Раздел I.Общие положения
1.1.Предмет регулирования Административного регламента
Предметом регулирования Административного регламента является предоставление государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Забайкальского края (далее - государственная услуга).
1.2.Круг заявителей
Получателями государственной услуги являются, государственные унитарные предприятия, государственные учреждения, муниципальные унитарные предприятия, муниципальные учреждения, негосударственные организации, действующие на территории Забайкальского края и являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также физические лица - собственники (владельцы) архивных документов.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги
1.3.1.Сведения о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах органа, предоставляющего государственную услугу:
1) Почтовый адрес Департамента: ул. Бутина, 55/24, г. Чита, 672021
2) Адрес электронной почты: pochta@dadzk.e-zab.ru
3) Сайт Департамента: www.архивы.забайкальскийкрай.рф
4) Справочные телефоны/ факсы: (8-3022) факс - 35 68 46, телефоны 35-50-34, 35-04-90
5) Режим работы Департамента:
| Дни недели | Время работы | Приемные дни |
| понедельник | с 8.45 до 18.00 | приемный день |
| вторник | с 8.45 до 18.00 | приемный день |
| среда | с 8.45 до 18.00 | приемный день |
| четверг | с 8.45 до 18.00 | приемный день |
| пятница | с 8.45 до 16.45 | приемный день |
| суббота, воскресенье, праздничные дни | выходные дни | неприемные дни |
1.3.1.1.Информация по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе ее исполнения предоставляется Департаментом при обращении заявителя непосредственно в Департамент, по телефону, в письменном виде по почте, по электронным каналам, в том числе через Портал государственных и муниципальных услуг Забайкальского края.
1.3.1.2.Регистрация обращения заявителя о предоставлении информации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется в день поступления обращения.
1.3.1.3.Информирование при обращении заявителя непосредственно в Департамент осуществляется ответственным специалистом Департамента на рабочем месте в соответствии с графиком работы (кабинет N 3).
1.3.1.4.Информирование по телефону осуществляется ответственным специалистом в соответствии с графиком работы Департамента. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного специалиста, принявшего телефонный звонок, и наименовании Департамента. При ответах на телефонные звонки ответственный специалист подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заявителя по интересующим его вопросам. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственный специалист, осуществляющий информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в Департамент.
1.3.1.5.Письменное информирование осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или по электронным каналам связи в зависимости от способа обращения заявителя. Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ направляется заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
1.3.1.6.Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.
1.3.1.7.Сведения о местонахождении Департамента, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на сайте Департамента (www.dadzk.e-zab.ru), а также на официальном сайте "Архивы России" в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". Кроме того, на сайте Департамента размещены: текст административного регламента предоставления Департаментом государственной услуги "Осуществление экспертизы ценности документов" (далее - Административный регламент); пояснительная записка к нему, экспертное заключение независимой экспертизы, законы и иные нормативные акты, регламентирующие деятельность по предоставлению государственной услуги.
1.3.1.8.В помещении Департамента оборудуется информационный уголок, где размещается следующая информация:
1) график работы Департамента;
2) фамилия, имя, отчество руководителя Департамента;
3) номер кабинета, где осуществляется информирование и прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги, фамилия, имя, отчество, должность ответственного специалиста;
4) номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты Департамента, адрес портала на сайте;
5) настоящий Административный регламент.
Раздел II.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги
Предоставление государственной услуги по осуществлению экспертизы ценности архивных документов совместно с государственными, муниципальными архивами и собственниками или владельцами архивных документов (далее - государственная услуга).
2.2.Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу
2.2.1.Предоставление государственной услуги осуществляет Департамент по делам архивов Забайкальского края.
2.2.2.Иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления в предоставлении государственной услуги не участвуют.
2.2.3.Государственные и муниципальные архивы Забайкальского края участвуют в предоставлении государственной услуги в качестве экспертов, выдавая предварительные заключения по предоставляемым организациями описям дел и документов, которые по истечении сроков ведомственного хранения подлежат передаче в данные архивы (списки государственных и муниципальных архивов Забайкальского края, их телефоны, адреса, в том числе электронные, приведены в приложении N 1 к Регламенту).
2.2.4.Департамент не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Российской Федерации.
2.3.Описание результатов предоставления государственной услуги
Результатом предоставления государственной услуги является решение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Департамента по делам архивов Забайкальского края (далее - Департамент):
1) о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
2) об отказе во включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
2.4.Сроки предоставления государственной услуги
2.4.1.Решение о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается не позднее 30 календарных дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от организации - источника комплектования при дополнительном запросе.
2.4.2.Решение об отказе во включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается не позднее 30 календарных дней со дня поступления документов в Департамент.
2.4.3.Выдача (направление) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, осуществляется не позднее 5 рабочих дней с момента проведения заседания ЭПК.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги
1) Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 1993, N 237);
2) Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 52 (ч. 3), ст. 5689; 2006, N 19, ст. 2069);
3) Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления ("Российская газета", N 153, 15.07.2011);
4) Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательстве Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038);
5) Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);
6) Законом РФ от 27.04.1993 N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" ("Российская газета", 1993, N 89; 1995, N 245; 2009, N 25; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 51, ст. 4970, 2009, N 7, ст. 772);
7) ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (по заключении Минюста России данный документ не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД) (М., ИПК Издательство стандартов, 2003);
8) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
9) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 45, 05.11.2007);
10) Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными решением коллегий Росархива от 06.02.2002 (Росархив, ВНИИДАД, М., 2003 - 152 с);
11) Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах. (Росархив, ВНИИДАД, М., 2003);
12) Основными правилами работы, государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1979);
13) Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Росархив, ВНИИДАД, М., 2010 - 172 с);
14) Постановлением Правительства Забайкальского края от 23.03.2010 N 117 "Об утверждении Положения о Департаменте по делам архивов Забайкальского края" ("Азия-Экспресс", N 23, 08.04.2010);
15)Постановлением Правительства Забайкальского края от 20.07.2011 N 266 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг ("Азия-Экспресс", N 30, 28.07.2011);
16) Приказом Департамента по делам архивов Забайкальского края от 26.10.2009 N 13 "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Департамента по делам архивов Забайкальского края";
17) Приказом Департамента по делам архивов Забайкальского края от 26.10.2009 N 34 "Об утверждении Регламента работы ЭПК Департамента по делам архивов Забайкальского края".
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем
Для получения государственной услуги представляются через государственные (муниципальные) архивы следующие документы:
2.6.1.описи дел постоянного хранения государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, также граждан, в процессе деятельности которых образуются (образовались) документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы (приложения N 2 - 8 к Регламенту):
2.6.1.1.на управленческую документацию (приложение N 2 к Регламенту);
2.6.1.2.на аудиовизуальную документацию (видеодокументов, фотоальбомов, фотодокументов, фонодокументов, кинодокументов) (приложения N 3 - 5 к Регламенту);
2.6.1.3.научно-техническую документацию (приложение N 6 к Регламенту);
2.6.1.4.на документы личного происхождения (приложение N 7 к Регламенту);
2.6.1.5.на электронные документы (приложение N 8 к Регламенту);
2.6.2.описи дел по личному составу (приложение N 9 к Регламенту);
2.6.3.справочный аппарат к описям дел, составленный в соответствии с п. 5.5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук:
2.6.3.1.титульный лист (приложение N 10 к Регламенту);
2.6.3.2.содержание (оглавление) в том случае, если опись является большой по объему;
2.6.3.3.предисловие к описи при первичном направлении описи дел организации - источника комплектования, физического лица на ЭПК, дополнение к предисловию при всех последующих направлениях описей дел данной организации в Департамент (приложение N 11 к Регламенту);
2.6.3.4.список сокращений в том случае, если в описи применялись аббревиатуры или сокращения, характерные для организации или отрасли;
2.6.3.5.указатели в том случае, если опись дел является сложной по структуре и содержанию;
2.6.4.объяснительное письмо организации - источника комплектования об утере архивных документов и принятых мерах за подписью руководителя (в случае утраты архивных документов);
2.6.5.заключение государственного (муниципального) архива на представляемую опись дел организации (приложение N 12 к Регламенту);
2.6.6.выписка из протокола Экспертно-методической комиссии (ЭМК) государственного архива;
2.6.7.историческая справка фонда, составленная в соответствии с п. 5.4.1.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. В Департамент предоставляется при первичном направлении описей дел для организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива, а в дальнейшем - дополнения к исторической справке в случае реорганизации, ликвидации, изменении функций, структуры организации (приложение N 13 к Регламенту).
При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman размером N 12 или 14. Документы должны быть распечатаны посредством электронных печатающих устройств, текст должен быть светостойким.
2.7.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативно-правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить
2.7.1.Для получения государственной услуги источники комплектования или держатели личных фондов представляют заключение методической комиссии государственного или муниципального архива на представляемую опись.
2.8.Запрет на требование от заявителей избыточных документов и информации или осуществления избыточных действий
2.8.1.ЭЛК Департамента не вправе требовать осуществления действий от заявителя или предоставления документов и информации:
- предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
- которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу (функции), иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Забайкальского края и муниципальными правовыми актами.
2.9.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
2.9.1.Основанием для отказа в приеме и рассмотрении представленных документов является:
- оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) и Методики составления описей дел и документов учреждений, организаций и предприятий, одобренной решением ЭПК Департамента от 29.03.2012 N 3;
- непредоставление полного комплекса документов, перечисленных в пункте 2.6.1 настоящего Регламента или неполного количества экземпляров.
2.9.2.Образец отказа в предоставлении государственной услуги см. Приложение N 18 к Регламенту.
2.10.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления или отказа в предоставлении государственной услуги
Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является несоответствие представленных документов требованиям следующих нормативных правовых актов:
- Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079,2008, N 320, ст. 2253);
- Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 305);
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 45, 05.11.2007);
- основных правил работы с научно-технической документацией в государственных архивах. М., 2003;
- основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1979;
- основных правил работы ведомственных архивов. М., 2002;
- перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (М.,2010), а также отраслевых перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных в установленном порядке;
- ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст;
- представление неполного комплекта и экземпляров документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Административного регламента.
Оснований для приостановления предоставления государственной услуги не имеется.
2.11.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственный услуги
Для предоставления Департаментом государственной услуги необходимым и обязательным является:
- представление государственными (муниципальными) архивами предварительного заключения на представляемые учреждениями, организациями, предприятиями - источниками их комплектования, а также собственниками или владельцами архивных документов, описи дел (документов) постоянного и долговременного сроков хранения.
2.12.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги
Департамент осуществляет предоставление государственной услуги бесплатно.
2.13.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги
Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, осуществляются бесплатно.
2.14.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы
Услуги предоставляются бесплатно.
2.15.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуг
Время ожидания приема заявителями в случае непосредственного обращения в Департамент не должно превышать 15 минут. Продолжительность приема у ответственного сотрудника при подаче документов не должна превышать 10 минут по каждой организации - источнику комплектования, а при получении документов или получении информации по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги в целом, не должна превышать 10 минут.
2.16.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме
Регистрация документов, в том числе в электронной форме, осуществляется в день их поступления.
2.17.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, услуги организации, участвующей в предоставлении государственной услуги, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги
2.17.1.Вход в помещение, где располагается Департамент, должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей наименование Департамента и режим его работы.
2.17.2.Помещение, где размещается Департамент, должно быть оборудовано противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации. Выход из помещения оборудуется соответствующим указателем с автономным источником бесперебойного питания.
2.17.3.Места для ожидания и приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.
2.17.4.Места для информирования заявителей, получения информации должны быть оборудованы информационным уголком, стульями и столами для возможности оформления документов. Тексты материалов, размещаемых в информационном уголке, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются жирным шрифтом. Информационные материалы по предоставлению государственной услуги могут быть оформлены в виде брошюры.
2.17.5.Кабинет специалиста, осуществляющего прием заявителей, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалиста.
2.17.6.На территории, прилегающей к месторасположению Департамента, должны быть предусмотрены места для парковки автотранспортных средств.
2.18.Показатели доступности и качества государственной услуги
2.18.1 Показателями доступности при предоставлении государственной услуги является:
- открытость информации о государственной услуге;
- обеспечение тесного взаимодействия с государственными и муниципальными архивами при предоставлении государственной услуги, в том числе электронного;
- прием документов в любое удобное время для заявителей в течение рабочего времени.
2.18.2.Показателями качества предоставления государственной услуги являются:
- своевременность предоставления государственной услуги;
- точное соблюдение требований законодательства и настоящего Административного регламента;
- вежливость и корректность специалистов Департамента.
2.19.Особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме
2.19.1.Предоставление государственной услуги через многофункциональный центр не осуществляется.
2.19.2.Порядок предоставления государственной услуги в электронном виде аналогичен с порядком предоставления данной услуги в письменном виде.
Раздел III.Административные процедуры, их состав, последовательность и сроки выполнения, требования к порядку их выполнения
3.1.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры (приложение N 14 - блок-схема ):
3.1.1.прием, первичная проверка, регистрация документов;
3.1.2.рассмотрение документов и составление к ним заключений;
3.1.3.рассмотрение документов на ЭПК, принятие решения об утверждении (согласовании) документов или об отказе в предоставлении государственной услуги и оформление документов по итогам предоставления государственной услуги;
3.1.4.выдача (направление) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги.
3.1.1.Прием, первичная проверка и регистрация документов
Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление в Департамент документов, перечисленных в пункте 2.6.1 настоящего Административного регламента.
Представление документов, перечисленных в пункте 2.6 настоящего Административного регламента, осуществляется следующими способами:
- по почте;
- через курьера или лично;
- по электронной почте, в том числе через Портал государственных и муниципальных услуг Забайкальского края.
3.1.1.1.Прием, первичную проверку и регистрацию документов осуществляет секретарь ЭПК Департамента, ответственный за прием, регистрацию, учет документов, в соответствии с Регламентом работы ЭПК Департамента, утвержденным приказом Департамента от 26.10.2009 N 34.
3.1.1.2.Регистрация документов осуществляется в течение 3-х дней в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК. Регистрация документов является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
3.1.1.3.Секретарь ЭПК Департамента осуществляет:
- первичную проверку представленных документов на соответствие критериям экспертизы ценности документов, требованиям нормативных правовых актов, указанных в настоящем Административном регламенте, а также их комплектность и правильность оформления;
- не позднее 3 рабочих дней следующего за регистрацией передает зарегистрированные документы, представленные государственными (муниципальными) архивами в полном комплекте, специалистам-экспертам из числа работников Департамента, ответственным за рассмотрение представляемых на ЭПК документов (далее - эксперты), для выдачи развернутого заключения о качестве описи: полноте состава дел, включенных в опись; соблюдения схемы систематизации; реквизитов заголовков дел, раскрывающих содержание документов в делах, а также по выявленным нарушениям.
3.1.1.4.При выявлении в ходе первичной проверки нарушений, указанных в пунктах 2.9, 2.10 настоящего Регламента, секретарь ЭПК информирует об этом не позднее 3 дней со дня поступления в Департамент документов государственный (муниципальный) архив, представивший опись на рассмотрение ЭПК по телефону. При этом подробно объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению. Предоставление государственной услуги приостанавливается до устранения нарушений или представления дополнительных документов.
3.1.1.5.В случае, если организация - источник комплектования государственного (муниципального) архива в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит через государственный (муниципальный) архив надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, повторяется административная процедура, предусмотренная пунктом 3.1 настоящего Регламента.
3.1.1.6.В случае если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации документов организация-источник комплектования государственного (муниципального) архива не представит через государственный (муниципальный) архив надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, секретарь ЭПК не позднее 3-х рабочих дней с момента истечения 30-дневного срока ожидания возвращает представленные на ЭПК документы по почте, а электронные варианты документов - по электронной почте, указав в сопроводительном письме причину возврата.
3.1.1.7.При поступлении документов по электронной почте документ регистрируется в день поступления, при необходимости они распечатываются. Эксперты проверяют качество документов при их небольшом объеме в электронном виде.
3.1.2.Рассмотрение документов и составление заключения.
Результатом данного этапа административной процедуры является полное и всестороннее изучение конкретной описи дел, документов и принятие решения о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации или отказе в утверждении (согласовании) описей.
В процессе экспертизы ценности и определении сроков хранения документов эксперты:
- руководствуются перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов с власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни);
- вправе консультироваться с другими специалистами в области архивного дела.
3.1.3.1.Секретарь ЭПК Департамента организует ознакомление экспертов-членов ЭПК с описями дел, рассмотрение которых планируется на очередном заседании ЭПК.
3.1.3.2.Члены ЭПК оформляют визы согласования на заключениях к описям, которая включает подпись, расшифровку подписи и дату. Если представленные документы по мнению членов ЭПК не соответствуют критериям экспертизы ценности, требованиям к оформлению документов, то на заключении к описи оформляют письменное замечание.
3.1.2.3.Заключения экспертов по представленным документам (приложение N 15 к Регламенту) оформляются не позднее 5 рабочих дней, подписываются составителями и передаются секретарю ЭПК.
3.1.2.4.Документы, требующие коллегиального обсуждения (спорные), передаются экспертами секретарю ЭПК не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК, для включения вопроса в повестку дня заседания ЭПК.
3.1.3.Рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения и оформление документов по итогам предоставления государственной услуги
3.1.3.1.Рассмотрение документов на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК Департамента.
3.1.3.2.Если представленные на заседание ЭПК документы имеют положительные заключения специалистов-экспертов и визы согласования членов ЭПК, принимается решение о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации без обсуждения.
3.1.3.3.Если представленные на заседание ЭПК документы имеют письменные замечания членов ЭПК, то они подлежат обсуждению всеми присутствующими членами ЭПК. Решение об отказе включения архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается большинством голосов присутствующих членов ЭПК. При разделении - голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.
3.1.3.4.Решение ЭПК о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации оформляется путем проставления (оформления) на описях дел постоянного хранения, в том числе на электронном варианте, грифа утверждения, состоящего из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования утверждающего документа в именительном падеже "Протокол ЭПК Департамента по делам архивов Забайкальского края", его даты и номера, в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
3.1.3.5.Решение ЭПК об отказе во включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПК (приложение N 16 к Регламенту).
3.1.3.6.Решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК руководителем Департамента.
3.1.3.7.Протокол заседания ЭПК Департамента и их решения оформляются секретарем ЭПК в течение 3 рабочих дней с момента проведения заседания ЭПК.
3.1.4.Выдача документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги
3.1.4.1.Основанием для начала исполнения процедуры выдачи документов является принятое решение ЭПК.
3.1.4.2.При положительном решении вопроса Департамент осуществляет выдачу (отправку) в государственные (муниципальные) архивы:
- описи дел с отметкой ЭПК об их утверждении (согласовании), номером и датой протокола ЭПК;
- заключения экспертов и членов ЭПК.
3.1.4.3.Секретарь ЭПК не позднее 5 рабочих дней организует отправку утвержденных (согласованных) документов организаций - источников комплектования в государственные (муниципальные) архивы:
документов на бумажном носителе - по почте или через представителя заявителя под роспись, проверив документ, удостоверяющий личность;
документов в электронном варианте - по электронной почте.
3.1.4.4.При отказе в предоставлении государственной услуги Департамент осуществляет выдачу (отправку) в государственные и муниципальные архивы:
- выписки из решения ЭПК об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин.
3.1.4.5.Если организация - источник комплектования, которому решением ЭПК отказано в получении результата предоставления государственной услуги в соответствии с пунктами 2.8, 2.9 настоящего Регламента, представит через государственные (муниципальные) архивы доработанные документы, повторно выполняются административные процедуры, предусмотренные пунктом 3.1 настоящего Регламента.
3.2.Состав документов, которые находятся в распоряжении органа, предоставляющего государственную услугу, а также организации, участвующей в предоставлении государственных и муниципальных услуг, и которые должны быть представлены в иные органы и организации
В иные органы документы о результатах оказания государственной услуги не представляются.
3.3.Состав документов, которые необходимы органу, предоставляющему государственную услугу, но находятся в иных органах и организациях
Документов, находящихся в иных органах и организациях, для предоставления государственной услуги не требуется.
3.4.Порядок осуществления в электронном формате, в т.ч. с использованием государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Забайкальского края".
3.4.1.Информация о предоставлении государственной услуги размещена в установленном порядке на официальном сайте Департамента по делам архивов Забайкальского края, государственных информационных системах "Реестр государственных и муниципальных услуг Забайкальского края", "Портал государственных и муниципальных услуг Забайкальского края" со всеми необходимыми для получения государственной услуги формами, примерами, образцами документов с обеспечением доступа к скачиванию, копированию и заполнению документов в электронном виде.
3.4.2.Заявитель вправе подать документы, необходимые для предоставления государственной услуги через Портал государственных и муниципальных услуг Забайкальского края.
3.4.3.В ходе оказания услуги заявитель может в электронной форме получать сведения о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги.
3.4.4.В электронном виде при оказании государственной услуги Департамент не осуществляет взаимодействие с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг.
3.4.5.В электронном виде заявитель может узнать информацию о результате предоставления государственной услуги и получить электронные образы документов.
Раздел IV.Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги
4.1.Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги
4.1.1.Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги определены Регламентом работы ЭПК Департамента, утвержденным приказом руководителя Департамента от 26.10.2009 N 34.
4.1.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений специалистами, участвующими в предоставлении государственной услуги, осуществляют должностные лица Департамента.
4.1.3.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Департамента, участвующими в предоставлении государственной услуги, положений настоящего Административного регламента.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги
4.2.1.Контроль за полнотой и качеством предоставлением государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Департамента.
4.2.2.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Департамента) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.2.3.Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется по приказу руководителя Департамента комиссия.
4.2.4.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается председателем, членами комиссии и представляется руководителю Департамента, не позднее 30 дней с момента издания приказа руководителя Департамента о проведении проверки.
4.2.5.Для проведения внеплановой проверки, в том числе по конкретному обращению заявителя, полноты и качества предоставления государственной услуги по приказу руководителя Департамента создается комиссия. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.2.6.Плановые проверки осуществляются в конце каждого месяца. Внеплановые проверки проводятся ежеквартально.
4.3.Ответственность государственных служащих Департамента за решения и действия (бездействие), принимаемые
(осуществляемые) в ходе предоставления
государственной услуги
4.3.1.Секретарь ЭПК Департамента несет персональную ответственность за несвоевременное и (или) ненадлежащее выполнение административных действий, предусмотренных пунктом 3.1 настоящего Административного регламента.
4.3.2.Специалисты Департамента, выполняющие функции экспертов несут персональную ответственность за несвоевременное и (или) ненадлежащее выполнение административных действий, предусмотренных пунктами 3.1.1.3, 3.1.1.7, 3.1.2 настоящего Административного регламента.
4.3.3.Заместитель руководителя Департамента несет персональную ответственность за организацию работы по предоставлению данной государственной услуги.
4.3.4.В случае выявления нарушений прав заявителей по результатам проведенных проверок осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4.Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций
4.4.1.Текущий контроль и контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включают в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Департамента.
4.4.2.Заявитель, обратившийся в Департамент в связи с предоставлением ему услуги в случае несогласия действиями должностных лиц Департамента вправе обратиться с заявлением к руководителю Департамента с изложением своих претензий.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
ГОСУДАРСТВЕННУЮ УСЛУГУ, ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ,
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ИЛИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
5.1.Информация для заявителя о его праве на досудебное
(внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений,